Γιατί είναι απαραίτητη μια επαγγελματική ηλεκτρονική διεύθυνση;

Κάθε επιχείρηση έχει ως στόχο να αποκτήσει μια καλή επαγγελματική φήμη. Η επαγγελματική εικόνα και ένα πετυχημένο δίκτυο πελατών είναι αυτά τα οποία διαδραματίζουν σπουδαίο ρόλο στην επίτευξη του παραπάνω στόχου.

Γι’ αυτό το σκοπό, θα πρέπει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προς τους πελάτες οποιασδήποτε επιχείρησης να αποπνέουν ασφάλεια, επαγγελματισμό και σοβαρότητα. Ηλεκτρονικές διευθύνσεις με τη μορφή giwrgos8888@gmail.com ή maria_girl@yahoo.com θα αποδεκατίσουν κάθε προσπάθεια επιτυχίας, καθώς δεν είναι κατάλληλες για επαγγελματική χρήση. Η καταλληλότερη επιλογή μιας ηλεκτρονικής διεύθυνσης είναι αυτή που θα συμπεριλαμβάνει το όνομα του αποστολέα και την επωνυμία της επιχείρησης. Έτσι, πέραν του ότι οι πελάτες βλέπουν ότι η επιχείρηση έχει ένα κατοχυρωμένο domain name, ορίζεται το κατάλληλο υπόβαθρο επικοινωνίας μαζί τους μακροπρόθεσμα και ενισχύεται το brand της επιχείρησης.

- Ας δούμε όμως με λεπτομέρειες γιατί είναι απαραίτητη η ύπαρξη ενός επαγγελματικού email

1. Η πρώτη εντύπωση που αποκτούν οι πελάτες είναι υψίστης σημασίας για την επιχείρησή σου, γιατί από αυτό εξαρτώνται όλα τα υπόλοιπα που αφορούν την επικοινωνία των πελατών με την επιχείρηση και την οικειότητα που έχουν ώστε να αγοράσουν κάποιο προϊόν ή υπηρεσία. Με μια σωστή, επαγγελματική ηλεκτρονική διεύθυνση δημιουργείς εξ’ αρχής μια καλή επαγγελματική σχέση με τους πελάτες σου, αλλά και καλή επαγγελματική φήμη.

2. Τα επαγγελματικά emails από επαγγελματικές ηλεκτρονικές διευθύνσεις αποπνέουν εμπιστοσύνη και αυθεντικότητα. Στις μέρες μας υπάρχει μεγάλη επιφυλακτικότητα ως προς τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά μηνύματα λόγω του αυξημένου hacking, αλλά και phishing. Οι ηλεκτρονικές απάτες αποτελούν ένα σύνηθες φαινόμενο με αποκορύφωμα την υποκλοπή προσωπικών δεδομένων, αλλά και την απόσπαση μεγάλων ή μικρών χρηματικών ποσών από τραπεζικούς λογαριασμούς. Αυτή είναι και η αιτία που τα εισερχόμενα ηλεκτρονικά μηνύματα από διευθύνσεις που δείχνουν ανεπιθύμητες ή μη αναγνωρίσιμες μεταβαίνουν απευθείας στην ανεπιθύμητη αλληλογραφία ή διαγράφονται από τους παραλήπτες.

3. Ενισχύεται εύκολα και οικονομικά η αναγνωσιμότητα του brand της επιχείρησής σου. Μια επαγγελματική διεύθυνση η οποία περιλαμβάνει το όνομά σου και την επωνυμία της επιχείρησής σου (domain name) μπορεί να είναι ο λόγος που ένας πελάτης θα επιλέξει εσένα σε σχέση με κάποιο ανταγωνιστή, ο οποίος χρησιμοποιεί διεύθυνση email από κάποιο γνωστό διαδικτυακό πάροχο. Κι’ αυτό γιατί σε αυτή την περίπτωση ο ανταγωνιστής σου προωθεί μέσω της ηλεκτρονικής του διεύθυνσης τον πάροχο και όχι την επιχείρησή του.

4. Ο διαχωρισμός των επαγγελματικών emails από τα προσωπικά βοηθάει στην καλύτερη οργάνωση και τη διαχείρισή τους. Επιπλέον, τα επαγγελματικά ηλεκτρονικά μηνύματα πέραν του ότι προέρχονται από επαγγελματική ηλεκτρονική διεύθυνση, έχουν διαφορετικό στήσιμο σε σχέση με τα προσωπικά που στέλνουμε σε κάποιο γνωστό ή φίλο. Θα πρέπει να υπάρχει ηλεκτρονική υπογραφή με το όνομα και το επώνυμο του αποστολέα, την επωνυμία της επιχείρησης, καθώς και το λογότυπο. Επίσης, καλό θα ήταν να γίνει ρύθμιση για αυτόματες απαντήσεις σε περίπτωση που κάποιος πελάτης στείλει ηλεκτρονικό μήνυμα.

5. Διαθέτοντας επαγγελματική διεύθυνση email σου δίνεται η δυνατότητα να έχεις τον πλήρη έλεγχο της επικοινωνίας με τους πελάτες σου. Σε αυτή την περίπτωση το email σου δε μπορεί να τεθεί σε αναστολή ή να διαγραφεί. Η αναστολή ή η ακύρωση ενός δωρεάν λογαριασμού email είναι κάτι που εύκολα μπορεί να συμβεί, εφόσον οι ηλεκτρονικές διευθύνσεις ανήκουν σε κάποιο γνωστό διαδικτυακό πάροχο όπως gmail, yahoo κ.λ.π. Αυτό αποτελεί τεράστιο πρόβλημα για έναν επαγγελματία καθώς χάνει κάθε επαφή και επικοινωνία με τους πελάτες και τους συνεργάτες του.

- Πώς να αποκτήσεις μια αξιόπιστη επαγγελματική διεύθυνση email;

1. Θα πρέπει να επιλέξεις το κατάλληλο domain name για την επιχείρησή σου που να είναι σχετικό με το αντικείμενο ενασχόλησής σου, αλλά ταυτόχρονα και κάτι απλό. Αυτό θα χρησιμοποιηθεί και στην ηλεκτρονική σου διεύθυνση. Εάν θέλεις να μάθεις περισσότερα για τα domain names μπορείς να πατήσεις εδώ (https://www.webman.gr/gr/poso-simantiko-einai-to-domain-name-gia-mia-istoselida).

2. Θα πρέπει στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να αναφέρεται το όνομα σου και η επωνυμία της επιχείρησής σου, αλλά ταυτόχρονα να είναι ευκολομνημόνευτη. Δεν ενδείκνυνται αριθμοί ή άλλοι ειδικοί χαρακτήρες γιατί πέραν της δυσκολίας απομνημόνευσης και της πολυπλοκότητας της διεύθυνσης, δε θα είναι επαγγελματική.
Π.χ. maria@domain.gr, maria.georgiou@domain.gr, mgeorgiou@domain.gr, georgioum@domain.gr

Επομένως, έχοντας μια επαγγελματική διεύθυνση email δείχνεις ότι επιθυμείς να δημιουργήσεις μια σωστή επαγγελματική εικόνα και επαγγελματική φήμη στον τομέα δραστηριοποίησής σου είτε πρόκειται για μεγάλη επιχείρηση, είτε για μικρή ή για ελεύθερο επαγγελματία. Είναι μια κίνηση που σου προσδίδει αξιοπιστία και σε διαφοροποιεί από τους ανταγωνιστές σου.